WORQ, Bilyoner iş süreçlerinin belirli bir düzen ve standart çerçevesinde yürütülmesini sağlamak amacıyla programlanmıştır.

Bilyoner ile ilk proje

2008 yılının ilk aylarında Bilyoner IT Security & Platform Management ekibi bizelere ulaştı ve şirket dinamikleri göz önüne alınarak bir süreç yönetim sistemini (workflow management) devreye almak istediklerini belirttiler. Neler yapabiliriz diye kolları sıvadık ve analize başladık.

Analiz

Aklımza gelen ilk soru süreç nedir oldu. Bulduğumuz tanımların hepsinin ortak kümesi :
"İç - Dış Müşteriler için bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan;

• tekrarlanabilen,
• ölçülebilen,
• sahibi ve sorumlusu (sorumluları) olan,
• organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen,
• fonksiyonlar (birimler) arasında gerçekleşen, eylem ve işlemler dizisidir." oldu.

Bu tanımdaki işlemler dizisi bize birini takip eden süreç adımları olduğunu belirtir. Bu doğrultuda süreç adımlarını oluşturabilmek adına Bilyoner organizasyon şemasını, görev tanımlarını ve şirket içi ve dışarısında gerçekleştirilen tüm operasyonel işleri mercek altına aldık. Bu sayede ;

• tüm iş akış süreçleri (prosedürler - işler hangi departmanlar tarafından inceleniyor yada işlem yapılıyor),
• hiyerarşik yerleşim (organizasyon şeması),
• görev dağılımları (birimler, yöneticileri ve çalışanlar),
• bilgilendirilecek gruplar ve işleri çözümleyecek kişiler belirlenmiştir.

Özellikler (WORQ neler yapar?)

Yönetim Ekranları

WORQ kontrol ve yönetim merkezi merkezi:

• Departman yönetimi (hiyerarşi),
• Kullanıcı yönetimi (çalışanlar, yöneticiler, sistem yöneticileri, bilgilendirme grupları)
• İş grupları ve alt iş grupları tanımlama
• Süreçler yönetimi (iş akışları oluşturma)
• Görev dağılımları (onaylıcılar,bilgilendirilecekler,sorumlular)
• İş akış formları izleme
• Yardım yönetimi
• Raporlama Merkezi

Kullanıcı Arayüzleri

Çalışan ve yönetici arayüzlerinde şu işlemler yapılmaktadır:

• Karşılama, özet iş hatırlatıcı
• Talep açma
• Talep takibi
• Talep arama
• Talep işlemleri gerçekleştirme (onay verme, reddetme, yorum yazma, çalışan atama)
• Bilgi güncelleme
• Raporlar
• Yardım merkezi

Raporlar

WORQ'te neler oluyor takip edebilmek için

• İstatistikler
• Genel Talep Raporu
• Tamamlanmış Talepler Raporu
• Devam Eden Talepler Raporu
• Son Onay Bekleyen Talepler Raporu
• Manuel İşlemler Raporu (Müşteri Bazlı)
• Manuel İşlemler Raporu (Talep Bazlı)
• Kullanıcı İş Yükü Raporu
• Kullanıcıların Tamamladığı İşler Raporu

Manuel İşlemler

 Bilyoner veritabanı üzerinde yapılan manuel operasyonların, ortak bir işlem arayüzü üzerinden yapılmasının sağlanması, onay ve bilgilendirme sisteminin işlem arayüzlerine entegre edilmesi ve şirket genelinde kullanılacak olan süreç yönetimi uygulaması ile entegre çalışabilecek arayüzler tasarladık. 

Örnek Manuel İşlemler

• Bilyonpuan Yükleme
• Milli Piyango Bonus Bilet Yükleme
• Özel piyango bonus bilet yükleme
• MP İkramiye Değerlendirme